高校檔案數字化方案

數字化檔案是信息時代發展的必然產物，是檔案管理方式質的飛躍，高校檔案數字化工作遵循了檔案事業發展規律，依托高校校園網優勢，實現了信息存儲數字化、信息傳播網絡化、信息資源共享化。近幾年，各大高校檔案館在檔案數字化方面都取得了顯著的成效，有效的整合了高校的檔案信息資源，促進了高校檔案管理的科學化，提高了檔案管理利用效率，開創了檔案事業管理、服務的新局面。

現在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數量，學籍檔案管理工作的效率已經越來越受到重視。學籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現在的學籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業、班級為單位來裝訂成冊的，有的學校還會將學生的學籍發生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W生的各種學籍信息來進行分開的存放，而不是統一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進行數字化存放到統一的數據庫中，就能夠讓這些信息統一的呈現出來，從而讓學生的學籍信息更加的完整。

發揮數字化優勢，進行學籍檔案數字化建設

傳統的紙質檔案管理，很容易受到蟲蛀，水漬泡的現象，由于紙質的特殊性，學生檔案如果保存不當，一旦發生火災，后果不堪設想。另外對保存環境的要求比較高，檔案的拿取和整理相當不便，浩如煙海，數量龐雜而笨重的檔案資料需要大量的檔案管理人員來進行擺放整理和日常維護。紙質檔案在管理過程中，還需要占用較大的空間來進行物品存放，費時費力。相比較傳統落后的學籍檔案管理，數字化加工后，學籍數字化管理將實現網路化的資源共享，功能完善和結構有序。

從現有的檔案工作體系逐步向數字化工作體系轉化，必須逐步建立和健全一套有自己特色的數字化檔案工作體系，檔案數字化工作有一個作業流程，各個工作環節之間相互配合、相互影響，哪一步都不能停滯馬虎，任何一個環節出差錯都直接關系到工作進程和數字化檔案的質量。

數字化檔案信息加工包括數字檔案信息整理、格式轉換、數字檔案信息錄入、數字檔案信息集成等基本功能，數字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數字信息轉換成能被數據庫管理系統進行處理的結構化數字信息，這個功能主要是由數字檔案管理系統的數字檔案信息導入功能加以實現的。

高?？梢詫W校檔案數字建設外包給其他公司，可以極大的提高紙質檔案數字化轉換效率，這些公司常年從事各數字化學籍檔案加工工作，使用最先進的掃描設備和專業的加工團隊。保質保量的完成檔案加工整理工作，使教職員通過檢索，輕松查詢檔案記錄情況，在線瀏覽，借閱共享，整理和分類工作。

數字化建設可促進高等教育新模式，提高辦學的質量和效益。具體有以下幾個方面。

（1）教學方面有高度共享的教學資源、 信息資源、智力資源。利用數字化校園實現高質量教學資源、信息資源和智力資源的共享和傳播，促進高水平的師生互動、 促進主動式、協作式、研究型的學習，形成新的學習方式，主動探索、協作研究，構建開放、高效的教學模式，更好地培養學生的信息素養以及問題解決能力和創新能力。

（2）科研方面有高度共享的科研信息、 資源設備。利用數字化校園加快科研信息傳播，促進國際性學術交流，開展網上合作研究，促進最新科研成果向教學領域轉化以及科研成果的產業化和市場化，提高科研的創新水平和輻射力。 利用數字化校園，實現上下級部門之間更迅速便捷地溝通，實現不同職能部門之間的數據共享與協調。

（3）將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。